Qué considerar al elegir la música del evento

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La música juega un papel único en un evento. Crea atmósfera y ambiente. Influye en el estado de ánimo de los invitados y les hace sentirse cómodos en el espacio. La música adecuada ayuda a la gente a relajarse y a disfrutar de una experiencia de evento memorable.

Esto significa que no se puede añadir música al final del proceso de planificación. Tienes que planear tu música al mismo tiempo que eliges el lugar, la decoración, la comida y otros elementos. Aquí hay algunos puntos clave que debes considerar cuando planifiques la parte musical de tu evento.

  1. Tus invitados

Sus invitados son el elemento más importante a considerar cuando se elige la música para su evento. Si eliges la música que le gusta a tu público, crearás una experiencia de evento memorable para ellos. 

Pero si eliges música que no les gusta, hay una buena posibilidad de que se vayan temprano. Esto significa que tendrás que dejar de lado tus gustos personales y buscar música que atraiga a tus invitados.

¿Cómo sabes qué tipo de música le gusta a tus invitados? La forma más fácil de responder a esta pregunta es considerar el rango de edad de tu público. Generalmente, la gente prefiere la música que fue popular durante sus adolescentes y veinte años. No olvides incluir esas canciones clásicas que a la gente le encanta escuchar en las fiestas.

Además, una gran manera de averiguar qué tipo de música quieren oír sus invitados es preguntándoles. Envíe un cuestionario antes del evento para recoger datos sobre sus preferencias. Si ves una tendencia, asegúrate de incluir ese tipo de música en tu evento.

  1. Tipo de evento

El tipo de evento que estás lanzando también influirá en tus elecciones de música. Es importante tocar música apropiada para la ocasión. La gente se sentirá incómoda si tocas música que no es apropiada para la ocasión, aunque les guste la música de otros escenarios.

Por ejemplo, una reunión corporativa requiere música que sea ligera y tranquila. Debe ser suave en el fondo para no distraer a la gente o interrumpir las conversaciones. Un picnic de la compañía, sin embargo, debe tocar música que sea animada y alegre. Fíjense en cómo ambos eventos incluirían a la misma gente, pero requieren diferentes tipos de música.

  1. Tamaño del evento

El tipo de música que elija para su evento debe coincidir con el tamaño de su lista de invitados. La música electrónica fuerte y alegre hecha para bailar no se ajustaría a una cena íntima. Del mismo modo, la música de jazz lenta y tranquila no se ajustaría a una fiesta masiva de jóvenes.

Además, también querrás pensar en el tamaño del espacio. Un violinista solista puede sonar genial, pero será difícil de escuchar en un enorme salón de convenciones. Una banda de rock en vivo puede tocar exactamente lo que quieres oír, pero dominarían un pequeño comedor privado.

  1. Su agenda

Lo que sucede en tu evento debe impactar en el tipo de música que tocas. Dado que la música puede influir en cómo se sienten y se comportan las personas, es importante utilizar el tipo y el tempo de la música que cree los sentimientos y comportamientos adecuados. 

Esto significa que tendrás que ajustar tu música durante el transcurso del evento en base a lo que está sucediendo en el momento.

Por ejemplo, podrías contratar a un pianista para que toque música suave de fondo durante el cóctel de bienvenida. Su música debe ser lo suficientemente rápida para que la gente se mueva por la sala, pero no tan rápida como para que la gente empiece a bailar. 

Luego puede hacer que una banda de jazz toque música alegre durante su almuerzo para mantener el ambiente animado. Toca música más suave cuando quieras que la gente se comunique, y más fuerte cuando quieras que se muevan.

Ten en cuenta que hay muchas veces en las que no deberías tocar nada de música, como durante un anuncio o una conferencia.

  1. Música en vivo vs. Música grabada

Antes de elegir un proveedor de música, tendrás que decidir si quieres música en vivo o un DJ. Ambos tienen ventajas y desventajas.

La música en vivo suele tener más energía, sobre todo si la banda interactúa con la multitud. También añade un elemento visual a tu música. Sin embargo, la música en vivo suele ser más cara que la música grabada, requiere más equipo, y su biblioteca de música se limita a lo que saben.

Los DJs no tienen la misma presencia que una banda en vivo, pero pueden tocar todo lo que tú y tus invitados quieran escuchar. Los DJs también suelen ser más baratos que las bandas en vivo.

  1. El comportamiento del vendedor

Si contratas a un DJ o a una banda para que ponga música, trata de hacerte una idea de lo que sienten sobre tu evento. Si son optimistas, ansiosos y emocionados, probablemente proporcionarán un servicio de calidad. 

Pero si parecen molestos, apurados o aburridos, probablemente no darán la actuación que esperas. La actitud es algo que sólo puedes medir en persona, así que organiza al menos una reunión con los posibles vendedores de música para asegurarte de que se preocupan por tus objetivos.

  1. Capacidades de sonido

Consulte con su local antes de decidirse por un proveedor de música para saber qué tipo de servicios están disponibles para usted en el espacio de eventos. ¿Todo el espacio está cableado para el sonido? ¿Tendrá un DJ o una banda acceso a la energía? ¿Puedes tocar la misma música en varias salas? ¿Los invitados escucharán música afuera si salen a fumar?

  1. El tema de su evento

La música es un componente tan crítico del tema de tu evento que es difícil separar los dos. Su música debe reforzar los elementos temáticos que sus invitados ven y experimentan. Por ejemplo, un evento de temática hawaiana debe tener música de la cultura hawaiana. Cualquier otro estilo de música podría hacernos sentir incómodos.

Dicho esto, no se convierta en un esclavo de su tema. Los instrumentos hawaianos son ideales para mezclarse y comer, pero sus invitados probablemente querrán bailar con música pop y rock. Asegúrese de adaptar su música a lo que sus invitados esperan.

  1. Logística del lugar

Antes de contratar a un proveedor de música, tienes que asegurarte de que hay espacio para su equipo y de que pueden meter sus cosas en el local. Algunos lugares tienen acceso limitado, especialmente si el espacio del evento está en un piso más alto. Puede ser difícil conseguir un altavoz de gran tamaño a través de algunas puertas, por ejemplo.

La ubicación del lugar de reunión también puede afectar el precio de la música. Por ejemplo, los músicos y los DJs cobrarán más si tienen que viajar más lejos o si tienen que arrastrar su equipo a un espacio difícil. 

Si es difícil llegar al lugar de reunión, a veces lo más inteligente es pasar una lista de reproducción en un teléfono a través de unos pocos altavoces.

  1. Música específica

Si hay algo específico que quieras oír en tu evento, asegúrate de llevarlo a tu vendedor de música antes de contratarlo. Los DJs pueden acceder a cualquier pieza musical, pero necesitan la licencia adecuada para reproducirla. 

Si no tienen protecciones legales para reproducir una canción comercialmente, pueden negarse. Los intérpretes de música en vivo necesitan saber cómo tocar su música preferida, o al menos necesitan tiempo para aprenderla.

  1. Su presupuesto

Su última y más importante consideración es su presupuesto. Los DJs son generalmente más baratos que la música en vivo. La opción más barata es reproducir tu propia lista de reproducción a través del sistema de sonido del local. 

Los precios también variarán dependiendo del día y la hora de su evento, el tiempo que necesite la música y los servicios adicionales que requiera.

Asegúrese de entender exactamente cuánto cobrarán sus proveedores de música antes de reservarlos. No se sorprenda con ninguna tarifa que debería haber sabido de antemano.

Tome la música en serio

La música en su evento puede parecer un elemento menor del proceso de planificación del evento, pero como puede ver, requiere mucha consideración. Si abordas estos puntos cuando elijas la música para tu próximo evento, crearás una experiencia memorable para tus invitados.