Cómo planear un evento musical: 5 pasos para un evento exitoso

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Los eventos musicales son algunos de los más emocionantes de los que hay que formar parte. Es fácil asumir que todo es “rock and roll” y que sucede de manera orgánica, pero saber cómo planear un evento musical es clave. Mucha organización y planificación es en realidad lo que impulsa la creatividad y la diversión.

Hemos reunido algunos pasos clave para ayudarte a planificar un evento musical. También hemos incluido consejos específicos y recursos que puedes utilizar.

Estos pasos no son particularmente glamorosos. Pero pregúntale a cualquier promotor musical: Te dirán que cualquier cosa que ahorre tiempo y acelere el proceso es bienvenida.

  1. Establece tu presupuesto

Hay una razón por la que el presupuesto es el primer consejo de esta lista. El dinero que tienes para gastar dictará la mayoría de las decisiones que tomes. Si no estableces un presupuesto, casi seguro que te excederás en los gastos.

No tienes que gastar una fortuna. Muchos conciertos legendarios se han hecho en la trastienda de los pubs con bandas de las que la mayoría del público no ha oído hablar.

Lo importante es calcular cuánto dinero puedes permitirte gastar. De esta manera, no te quedas sin dinero. Un evento exitoso incluso terminará generando ganancias (o al menos alcanzando el punto de equilibrio).

El presupuesto para cada concierto variará ligeramente. Piensa en la cantidad de gente que esperas que asista al evento. ¿Cuál es el precio realista de las entradas? Tu presupuesto nunca debe exceder lo que planeas hacer en la puerta. De lo contrario, terminarás perdiendo dinero.

  1. Encuentra el lugar adecuado

El lugar es una gran parte del concierto. Se añade al ambiente. Algunas personas visitan religiosamente los mismos lugares del evento y son fanáticos del espacio tanto como la banda.

Google es definitivamente útil para encontrar lugares, pero hay otros métodos.

Sitios web como Venuefinder son útiles: Ya han reunido detalles importantes como el acceso para discapacitados y la información de contacto. También hay muchos lugares sin música allí. Asegúrate de que el lugar es adecuado para los conciertos o perderás el tiempo poniéndote en contacto.

Otro buen método es hacer ingeniería inversa de las listas de conciertos. Echa un vistazo a conciertos similares en la zona. Comprueba el lugar de actuación que aparece en la lista. Desde aquí, puedes encontrar los contactos relevantes del lugar. Bands in Town es un sitio web donde se pueden buscar y explorar miles de eventos por área.

Claro, un lugar de actuación necesita tener todas las instalaciones necesarias. Pero también debe tener ese pequeño ambiente que no se necesita para, digamos, una conferencia. Considere no sólo la capacidad, las instalaciones y la ubicación del lugar de reunión, sino la reputación que tienen por la música.

  1. Inscriba a las bandas y artistas

Este paso es intercambiable con la búsqueda de un lugar de reunión. Probablemente estés planeando un evento musical porque ya tienes bandas y artistas en mente. Si no, prepárate para la difícil (pero gratificante) tarea de encontrar y contratar a tus músicos.

La escala de su evento musical es una gran consideración aquí. Las bandas que están empezando probablemente estarán felices de tocar en pubs y clubes. Los pequeños conciertos al principio de una carrera son un rito de paso para los músicos.

No gastes una fortuna en contratar artistas que son caros si estás empezando a pequeña escala.

Por otro lado, piensa en la banda o bandas que traen fans. Al menos una de las bandas de tu alineación debería ser un empate y traer muchos de sus propios fans. Contratar a tres bandas desconocidas para un lugar con capacidad para 1.000 personas es una receta para el desastre.

Encontrar bandas requiere algo de trabajo. Esto es especialmente cierto si no tienes ninguno en mente.

Una búsqueda en Google dará resultados como función y bandas de boda. Estos son costosos y tocarán versiones de canciones. Probablemente no es lo que tienes en mente para tu evento musical.

El mejor método es ir a donde los músicos pasan el rato, tanto en línea como fuera de línea.

  • Fuera de línea

Revisa los listados de conciertos para saber qué bandas están “haciendo el circuito” localmente. Las salas y lugares de ensayo locales son un buen lugar para encontrar los nombres y géneros de algunas bandas en persona. Pregunta a tus amigos, especialmente a aquellos que se consideran aficionados a la música.

  • En línea

Twitter, Soundcloud y Facebook son todos lugares útiles para buscar. Reverb Nation tiene una función que permite buscar por ubicación. Esto es un salvavidas si estás buscando bandas locales. Envía un mensaje a los intérpretes para preguntarles cómo reservarlas y comprobar su disponibilidad.

Asegúrate de contratar a bandas que estén en géneros similares para no desanimar a tus clientes. Lleva mucho tiempo, pero encontrar artistas también es divertido.

  1. Planificar el equipo y la tecnología

Es muy probable que no tengas que tratar con equipos e ingenieros de sonido cuando reserves un concierto, pero es mejor comprobarlo.

Aunque muchos locales tendrán su propio sistema de PA y el personal para manejarlo, asegúrate de preguntar. Mira si necesitas contratar o comprar algo adicional.

Siempre debes pedir a los artistas una lista de cualquier equipo específico que necesiten (que no planeen traer ellos mismos). Establezca quién está montando el equipo y quién dirige la mesa de mezclas durante la noche. La comunicación es clave aquí.

Heat on the Street ha creado una lista de eventos para ayudar a llevar un registro de todos los costos de producción y consideraciones.

  1. Considerar la logística del evento

La logística es un tema bastante amplio. Si eres del tipo creativo, la palabra en sí misma probablemente te pondrá la piel de gallina.

Ciertas cosas siempre tendrán que ser discutidas y consideradas mucho antes del concierto. La siguiente lista muestra algunos de los aspectos logísticos en los que tendrás que pensar para asegurarte de que todo funcione bien. Asegúrate:

  • Reservar el lugar de actuación en una fecha adecuada para todas las partes, incluyendo los artistas.
  • Establezca canales de marketing como páginas de eventos, invitaciones y carteles.
  • Establece un calendario para el día del concierto, incluyendo cuándo deben llegar los artistas y el personal.
  • Planificar la seguridad y el personal de puertas para manejar la venta de entradas del día, entregar las insignias del evento, etc. (Pregunte en el lugar de actuación si se espera que proporcione personal).
  • Siga el protocolo de salud y seguridad. El local podrá ayudar con esto, pero debe alertar a los artistas, al personal y a los asistentes. Este artículo tiene algunos consejos excelentes sobre salud y seguridad para los eventos.
  • Clasifique los precios y las entradas. La venta de entradas se hace mucho más fácil usando una plataforma como Billetto. Puedes crear múltiples categorías de entradas y establecer la capacidad máxima para que no tengas que preocuparte por la sobreventa.
  • Comprueba si hay algún toque de queda o problemas de licencia. Establece una hora firme en la que tengas que terminar. Crea una orden de ejecución. Los artistas pueden tener la tentación de excederse, así que adviértales que esto no es posible. Dígales que el sistema de megafonía podría estar cortado.

Consigue que lo básico sea ejecutado y prospera

A medida que adquieras experiencia en la planificación de un evento musical, verás que hay mucho que considerar. Los consejos anteriores son un gran punto de partida para asegurarse de que tiene los fundamentos cubiertos.